Ktoś może bezbłędnie przejść rozmowę kwalifikacyjną, a mimo to pierwszego dnia pracy otworzyć arkusz kalkulacyjny i patrzeć bezradnie na pierwszą formułę, której faktycznie wymaga ta praca. Rozmowy kwalifikacyjne i formularze aplikacyjne pokazują, jak dana osoba opisuje swoje umiejętności – nie mówią jednak prawie nic o tym, czy te umiejętności sprawdzą się w praktyce po rozpoczęciu rzeczywistej pracy. Włączenie testów przed zatrudnieniem do procesu rekrutacyjnego pozwala wychwycić tę lukę przed złożeniem oferty, kiedy naprawienie sytuacji jest jeszcze niedrogie.
Weryfikacja przed zatrudnieniem obejmuje wszystko, co dzieje się między złożeniem aplikacji przez kandydata a złożeniem oferty przez pracodawcę – przegląd CV, rozmowy kwalifikacyjne, testy i sprawdzanie przeszłości, z których każda stanowi etap selekcji kandydatów na innej podstawie. Testy stanowią część tego szerszego procesu jako jedno z konkretnych narzędzi – to właśnie ta część procesu faktycznie odpowiada na pytanie, czym jest test kwalifikacyjny do pracy, w przeciwieństwie do etapów opartych wyłącznie na CV i rozmowach.
Zazwyczaj realizowane są kolejno cztery etapy, z których każdy zawęża pulę kandydatów przy użyciu różnych kryteriów, zanim rozpocznie się kolejny etap.
Ten pierwszy etap sprawdza podstawową zgodność – wymagane doświadczenie, wykształcenie, lokalizację i dyspozycyjność – zanim ktokolwiek poświęci czas na rozmowę. W przypadku stanowisk o dużym zapotrzebowaniu, takich jak praca w handlu detalicznym lub obsłudze klienta, sam ten etap zazwyczaj eliminuje od 60 do 70 procent kandydatów, którzy nie spełniają określonych minimalnych wymagań, na długo przed tym, zanim rekruter podniesie słuchawkę.
Krótka rozmowa telefoniczna, trwająca często od 15 do 20 minut, pozwala potwierdzić podstawowe kwestie, których nie widać w CV: oczekiwania płacowe, gotowość do rozpoczęcia pracy oraz to, czy stanowisko faktycznie odpowiada oczekiwaniom kandydata. Pominięcie tego etapu zazwyczaj prowadzi do znacznie większej straty czasu w późniejszym etapie – umówienie pełnej rozmowy kwalifikacyjnej w przypadku niedopasowania, które można było wykryć w ciągu kilku minut podczas krótkiej rozmowy telefonicznej.
Na tym etapie kandydat bezpośrednio demonstruje daną umiejętność, zamiast ją opisywać – kandydat na stanowisko administracyjne tworzy działający arkusz kalkulacyjny, kandydat na stanowisko w sprzedaży przechodzi przez symulowaną sytuację sprzeciwu, a osoba zatrudniana do pracy z klientami sporządza krótką wiadomość e-mail w języku wymaganym na danym stanowisku. To, czego nie udało się potwierdzić podczas rozmów kwalifikacyjnych i przeglądu CV, zostaje potwierdzone właśnie tutaj, w kontrolowanych warunkach, gdzie zadanie samo w sobie przemawia.
Ostatni etap polega na weryfikacji tego, co kandydat już zadeklarował i wykazał, przy użyciu źródeł niezależnych od jego własnych oświadczeń – na przykład byłego przełożonego potwierdzającego daty i zakres obowiązków lub oficjalnej weryfikacji dokumentacji, jeśli wymaga tego dane stanowisko. Postępowanie z tymi danymi wiąże się z konkretnymi obowiązkami: informacje o kandydacie zebrane podczas weryfikacji przed zatrudnieniem muszą być gromadzone, przechowywane i wykorzystywane zgodnie z lokalnymi przepisami dotyczącymi ochrony danych i prawa pracy, które różnią się między jurysdykcjami na tyle, że nie ma jednego uniwersalnego podejścia obejmującego wszystkie przypadki.
Pięć szerokich kategorii obejmuje większość aspektów ocenianych przez pracodawców przed zatrudnieniem, a każda z nich mierzy inny rodzaj gotowości do pełnienia danej roli:
Mierzą one, czy kandydat potrafi wykonać konkretne zadanie związane z pracą, a nie tylko opisać swoją znajomość tego zadania w ogólnym ujęciu. Stanowisko administracyjne może obejmować test z arkusza kalkulacyjnego obejmujący sortowanie, formuły i tabele przestawne – umiejętności, które pojawiają się na co dzień w rzeczywistej pracy, a nie abstrakcyjne kompetencje zaczerpnięte z szablonu opisu stanowiska.
Testy te całkowicie pomijają konkretne umiejętności i skupiają się na czymś trudniejszym do udawania: na tym, jak dana osoba rozumuje, rozwiązując nieznany problem pod presją czasu. Największą wartość mają tu stanowiska, które często zmieniają charakter lub szybko wprowadzają nowych pracowników w nieznane systemy – wynik przewiduje, jak dobrze dana osoba się dostosuje, a nie jak dobrze opanowała już konkretne dzisiejsze zadanie.
Stanowisko wymagające kontaktu z klientami za granicą za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu wymaga czegoś więcej niż tylko pozytywnego wyniku z ogólnego quizu gramatycznego – potrzebny jest dowód, że dana osoba potrafi napisać jasną odpowiedź pod presją czasu i prowadzić rozmowę bez utraty wątku. Zadanie pisemne oparte na realistycznej skardze, oceniane pod kątem jasności i tego, czy faktycznie rozwiązuje problem, mówi pracodawcy więcej niż kiedykolwiek mógłby powiedzieć test słownictwa z pytaniami wielokrotnego wyboru.
Swoboda w radzeniu sobie z niejasnościami, skłonność do podejmowania ryzyka, sposób reagowania w momencie, gdy konflikt faktycznie wybucha – to jest tutaj prawdziwy cel: styl pracy, a nie jakakolwiek pojedyncza umiejętność. Najbardziej opłacają się takie podejście stanowiska wymagające dużej autonomii i intensywnego kontaktu z klientami. Nawet znakomity profil osobowościowy nie mówi nic o tym, czy dana osoba potrafi wykonać techniczną stronę pracy, i właśnie dlatego stanowi on tylko jeden z elementów oceny, a nie decyduje o wszystkim samodzielnie.
Spośród wszystkich pięciu kategorii ta jest najbliższa rzeczywistej pracy. Wyobraźmy sobie kandydata na stanowisko sprzedawcy, któremu przedstawiono scenariusz sprzeciwu – potencjalny klient waha się z powodu ceny – i poproszono o wybranie najtrafniejszej odpowiedzi spośród zestawu realistycznych opcji lub o samodzielne sformułowanie odpowiedzi. To właśnie ta bliskość rzeczywistego zadania sprawia, że wyniki w tej kategorii zazwyczaj lepiej przewidują zachowanie w pracy niż jakiekolwiek wyniki z pozostałych czterech kategorii.
Wybieranie dowolnego testu, z którego akurat korzysta konkurencja, bez sprawdzenia, czy odpowiada on rzeczywistym wymaganiom stanowiska, dostarcza danych, na które nikt nie zwraca uwagi. Testy przed zatrudnieniem przynoszą korzyści tylko wtedy, gdy każda ocena odnosi się do rzeczywistego zadania, które faktycznie wiąże się z danym stanowiskiem.
Zacznij od rzeczywistych codziennych zadań związanych ze stanowiskiem, a nie od ogólnej listy pożądanych cech zaczerpniętej z szablonu. Na przykład stanowisko księgowego wymaga wykazania się dokładnością przy wprowadzaniu powtarzających się transakcji i uzgadnianiu rozbieżności – jest to znacznie bardziej konkretny cel niż „dbałość o szczegóły”, która nie mówi nic o tym, jakie konkretne błędy powinien wykryć test.
Gdy rzeczywista luka w umiejętnościach jest już jasna, następnym krokiem jest dopasowanie jej do testu kwalifikacyjnego dla danego stanowiska, a nie wybieranie pierwszej lepszej oceny, która akurat jest popularna lub już licencjonowana. Internetowe testy umiejętności Testizera bezpośrednio obejmują konkretne stanowiska i kompetencje, co ułatwia wybór testu powiązanego z konkretnym zadaniem zamiast ogólnego zestawu testów zdolności, który mierzy coś zbliżonego do tego, czego faktycznie wymaga dana praca.
Przeprowadzenie testów na wczesnym etapie, przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną, pozwala szybko odfiltrować kandydatów nieodpowiadających profilowi, gdy liczba zgłoszeń jest duża – jest to przydatne w przypadku stanowisk, na które na jedno wolne miejsce zgłasza się kilkudziesięciu lub kilkuset kandydatów. Przeprowadzenie testów na późniejszym etapie, po obiecującej rozmowie kwalifikacyjnej, sprawdza się lepiej jako potwierdzenie już wyrobionego wrażenia, ponieważ mniej kandydatów dociera do tego etapu, a stawka związana z trafnym doborem pracownika jest wyższa. Żaden z tych momentów nie jest uniwersalnie poprawny; zależy to od liczby kandydatów w procesie rekrutacyjnym oraz od tego, jak kosztowne jest zaplanowanie terminu rozmowy kwalifikacyjnej.
Wysoki wynik testu w połączeniu ze słabymi lub niespójnymi referencjami powinien w pierwszej kolejności wzbudzić wątpliwości. Test mierzy wykonanie zadania w oderwaniu od kontekstu; referencje natomiast pokazują, jak dana osoba faktycznie zachowywała się na przestrzeni czasu w rzeczywistej pracy. Traktowanie pojedynczego punktu danych jako decydującego – niezależnie od tego, czy jest to świetna rozmowa kwalifikacyjna, czy imponujący wynik testu – często prowadzi do zatrudnienia osób, które dobrze prezentują się na papierze, ale mają trudności, gdy muszą zmierzyć się z rzeczywistymi warunkami pracy.
Testy wnoszą realne korzyści do procesu rekrutacji:
Wiążą się z nimi jednak również realne ograniczenia, o których warto wspomnieć wprost:
Jedno źródło rzadko daje pełny obraz sytuacji rekrutacyjnej. Osoba, która osiąga dobry wynik w teście przed zatrudnieniem, ale nie ma weryfikowalnego doświadczenia zawodowego, znajduje się w tej samej kategorii ryzyka, co osoba, która świetnie radzi sobie na rozmowie kwalifikacyjnej, ale nie jest w stanie wykonać rzeczywistego zadania wymaganego na danym stanowisku – oba przypadki opierają się na jednym dowodzie, podczas gdy od początku dostępnych było kilka innych.
Połączenie wyników testów z rozmowami kwalifikacyjnymi, rzeczywistym doświadczeniem i weryfikacją przeszłości przed zatrudnieniem pozwala uzyskać znacznie pełniejszy obraz kandydata niż w przypadku stosowania którejkolwiek z tych metod osobno. Traktuj cały proces jako spójną całość dotyczącą kandydata, a nie jako listę punktów do odhaczenia, a zatrudnieni pracownicy zazwyczaj sprawdzają się w praktyce po rozpoczęciu pracy. Zarówno testy, jak i weryfikacja przeszłości powinny być zgodne z obowiązującymi wymogami prawnymi w miejscu, gdzie odbywa się rekrutacja.
Od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od liczby etapów oraz tego, jak szybko otrzymujesz informacje zwrotne od osób udzielających referencji. Jedna rozmowa kwalifikacyjna i jeden test mogą zakończyć się w ciągu tygodnia; w przypadku stanowiska wymagającego dokładnej weryfikacji przeszłości proces ten często trwa znacznie dłużej.
Niezdawanie testu zazwyczaj oznacza nieosiągnięcie progu ustalonego dla konkretnego stanowiska, a nie przekroczenie jakiejś uniwersalnej granicy między zaliczeniem a niezaliczeniem – wynik, który nie spełnia wymagań dla jednego stanowiska, może nadal być całkowicie odpowiedni dla innego.
Nie, a traktowanie wszystkich stanowisk jako zamiennych jest jednym z częstszych błędów popełnianych przez pracodawców podczas testowania. Test kwalifikacyjny na stanowisko w sprzedaży mierzy coś zupełnie innego niż test stworzony dla stanowiska księgowego, a zastosowanie któregokolwiek z tych testów poza zamierzonym kontekstem dostarcza danych, które w rzeczywistości nie pozwalają przewidzieć wyników pracy.
Piętnaście do trzydziestu minut wystarcza na ocenę większości umiejętności i wiedzy, nie zabierając kandydatowi zbyt wiele czasu, zanim jeszcze pojawi się jakakolwiek oferta. W przypadku stanowisk kierowniczych warto wydłużyć ten czas do około godziny, ponieważ zatrudnienie niewłaściwej osoby wiąże się z tak dużymi kosztami, że uzasadnione jest wymaganie większego zaangażowania na samym początku.
Często tak, zwłaszcza gdy sprawdzenie ujawnia coś, co całkowicie zaprzecza wcześniejszym oświadczeniom kandydata. Szczegóły – wymogi dotyczące zawiadomienia, prawo kandydata do odpowiedzi, jakie powody faktycznie się kwalifikują – różnią się na tyle w zależności od lokalizacji, że warto sprawdzić bezpośrednio lokalne prawo pracy zamiast zgadywać, jaka zasada ma uniwersalne zastosowanie.