Előfordulhat, hogy valaki hibátlanul teljesít az interjún, de az első napon, amikor megnyitja a táblázatot, csak üresen bámulja az első képletet, amelyet a munkakör ténylegesen megkövetel. Az interjúk és a jelentkezési űrlapok azt mutatják, hogyan írja le az illető a készségeit – szinte semmit sem árulnak el arról, hogy ezek a készségek megállják-e a helyüket, amikor a valódi munka megkezdődik. Az alkalmazás előtti tesztelés beépítése a felvételi folyamatba lehetővé teszi, hogy ezt a hiányosságot még az ajánlat megküldése előtt felismerjék, amikor a javítás még olcsó.
A munkába lépés előtti szűrés minden olyan lépést magában foglal, amely a jelölt jelentkezésének benyújtása és a munkáltató ajánlatának megküldése között történik – az önéletrajz áttekintése, az interjúk, a tesztek és a háttérellenőrzések, amelyek mindegyike más-más alapon szűri a jelölteket. A tesztelés ennek a tágabb folyamatnak egy konkrét eszközeként jelenik meg – a folyamat azon része, amely ténylegesen megválaszolja, mi is az álláshoz kapcsolódó szűrőteszt, szemben azokkal a szakaszokkal, amelyek kizárólag az önéletrajzokra és a beszélgetésekre épülnek.
Általában négy szakasz következik egymás után, amelyek mindegyike különböző kritériumok alapján szűkíti a jelöltek körét, még mielőtt a következő szakasz megkezdődne.
Ez az első szűrő az alapvető megfelelést ellenőrzi – a szükséges tapasztalatot, végzettséget, helyszínt és rendelkezésre állást –, mielőtt bárki is időt fordítana egy beszélgetésre. Nagy létszámú pozíciók, például a kiskereskedelemben vagy az ügyfélszolgálatban, esetében ez a szakasz önmagában általában kiszűri a jelentkezők 60–70 százalékát, akik nem felelnek meg a megadott minimumkövetelményeknek, jóval azelőtt, hogy a toborzó felvenné a telefont.
Egy rövid, gyakran 15–20 perces telefonbeszélgetés megerősíti azokat az alapvető információkat, amelyeket az önéletrajz nem tud megadni: a fizetési elvárásokat, a munkába állás időpontját, valamint azt, hogy a pozíció valóban megfelel-e a jelölt elvárásainak. Ennek a szakasznak a kihagyása később általában sokkal több időveszteséget okoz – egy teljes interjút kell szervezni egy olyan eltérés miatt, amelyet egy gyors telefonhívás perceken belül kiszűrhetett volna.
Ebben a szakaszban a jelölt nem csak leírja, hanem közvetlenül bemutatja a készségét – egy adminisztratív pozícióra jelentkező működőképes táblázatot készít, egy értékesítési pozícióra jelentkező átvesz egy szimulált ellenvetést, egy ügyfélkapcsolati pozícióra jelentkező pedig rövid e-mailt fogalmaz meg a pozíció által megkövetelt nyelven. Amit az interjúk és az önéletrajz áttekintése nem tudott megerősíteni, az itt megerősítést nyer, egy ellenőrzött környezetben, ahol maga a feladat beszél helyette.
Az utolsó szakaszban a jelölt saját állításait és bemutatott képességeit külső források segítségével ellenőrzik – például egy korábbi vezető megerősíti a dátumokat és a feladatköröket, vagy hivatalos nyilvántartás-ellenőrzést végeznek, ha a pozíció megköveteli. Ezeknek az adatoknak a kezelése komoly kötelezettségekkel jár: a munkába lépés előtti háttérellenőrzés során összegyűjtött jelöltadatokat a helyi adatvédelmi és munkajogi előírásoknak megfelelően kell gyűjteni, tárolni és felhasználni, amelyek joghatóságonként annyira eltérőek, hogy egyetlen általános megközelítés sem fedheti le minden esetet.
Öt nagy kategória fedi le a munkáltatók által a felvétel előtt értékelendő tényezők nagy részét, amelyek mindegyike a pozícióra való felkészültség egy-egy különböző aspektusát méri:
Ezek azt mérik, hogy a jelölt képes-e végrehajtani egy konkrét, munkával kapcsolatos feladatot, ahelyett, hogy általános kifejezésekkel írná le, mennyire ismeri azt. Egy adminisztratív pozíció esetében ez magában foglalhat egy táblázatkezelő tesztet, amely kiterjed a rendezésre, a képletekre és a pivot táblázatokra – olyan készségekre, amelyek naponta felmerülnek a tényleges munkában, nem pedig elvont kompetenciákra, amelyeket egy munkaköri leírás-sablonból emeltek ki.
Ezek a tesztek teljesen eltekintnek a rögzített készségektől, és valami nehezebben meghamisíthatót vizsgálnak: azt, hogy valaki hogyan gondolkodik végig egy ismeretlen problémán szorító időnyomás alatt. Azok a pozíciók, amelyek gyakran változnak, vagy az új munkatársakat gyorsan ismeretlen rendszerekbe vetik, itt profitálnak a legjobban – az eredmény azt jósolja meg, hogy valaki mennyire tud alkalmazkodni, nem pedig azt, hogy mennyire sajátította már el a mai konkrét feladatot.
Egy ügyfélkapcsolati pozíció, amely e-mailes vagy telefonos kapcsolattartást jelent külföldi ügyfelekkel, többet igényel, mint egy általános nyelvtani kvízben elért elégséges eredményt – bizonyítékra van szükség arra, hogy valaki időnyomás alatt is világos választ tud írni, és a beszélgetés menetét követve tud társalgni. Egy valós panaszra épülő írásbeli feladat, amelyet a világosság és a probléma tényleges megoldása szempontjából értékelnek, többet árul el a munkáltatónak, mint amit egy többválasztós szókincs-teszt valaha is tudna.
A bizonytalansággal való kényelem, a kockázatvállalási hajlandóság, az, hogy valaki hogyan reagál, ha egy konfliktus valóban kirobban – ez az igazi cél itt, a munkastílus, nem pedig bármely egyedi készség. A nagyfokú önállóságot igénylő pozíciók és az intenzív ügyfélkapcsolatok esetében ez a szempont a legértékesebb. Egy ragyogó személyiségprofil még mindig nem árul el semmit arról, hogy valaki képes-e a munka technikai oldalát is ellátni, és pontosan ezért kap helyet a többi bizonyíték mellett, ahelyett, hogy önmagában döntene bármiről is.
Ez a kategória az öt közül áll a legközelebb a tényleges munkához. Képzeljünk el egy értékesítési pozícióra pályázót, akinek egy előre megírt ellenvetést adnak – egy potenciális ügyfél, aki az árat kifogásolja –, és megkérik, hogy válassza ki a legélesebb választ egy sor reális lehetőség közül, vagy írjon egyet a fejéből. Pontosan ez a valós feladathoz való közelség az oka annak, hogy az itt elért teljesítmény általában jobban előre jelzi a munkahelyi viselkedést, mint a többi négy kategória bármelyike.
Ha csak úgy átvesszük a versenytárs által éppen használt tesztet, anélkül, hogy ellenőriznénk, hogy az valóban megfelel-e a pozíció követelményeinek, olyan adatokat kapunk, amelyeket senki sem vesz komolyan. A felvételi tesztelés csak akkor hozza meg a várt eredményt, ha minden egyes értékelés kapcsolódik a munkakörhöz valóban tartozó valós feladathoz.
Induljon ki a pozíció tényleges napi feladataiból, ne pedig egy sablonból kiemelt, általános kívánatos tulajdonságok listájából. Egy könyvelői munkakör esetében például bizonyítékra van szükség az ismétlődő tranzakciók pontos bevitelére és az eltérések egyeztetésére – ez sokkal konkrétabb cél, mint a „figyelem a részletekre”, amely semmit sem árul el arról, hogy a teszt pontosan melyik konkrét hibafajtát kell felismernie.
Miután a tényleges készséghiány egyértelművé vált, a következő lépés az, hogy ezt a munkakörhöz illeszkedő szűrőteszthez rendelje, ahelyett, hogy bármilyen, éppen népszerű vagy már licencelt értékelést választana. A Testizer online készségtesztjei közvetlenül konkrét szerepköröket és kompetenciákat fednek le, ami megkönnyíti a konkrét feladathoz kapcsolódó teszt kiválasztását egy olyan általános alkalmassági tesztcsomag helyett, amely a munkakör tényleges igényeitől eltérő területeket mér.
A korai tesztelés, az első interjú előtt, gyorsan kiszűri a nem megfelelő jelölteket, amikor nagy a jelentkezők száma – ez hasznos olyan pozíciók esetében, amelyekre egy-egy álláshelyre több tucat vagy akár több száz jelentkező is pályázik. A későbbi tesztelés, egy ígéretes interjú után, inkább a már kialakuló benyomás megerősítésére alkalmas, mivel kevesebb jelölt jut el erre a szakaszra, és egyre nagyobb a tét, hogy a megfelelő személyt válasszák ki. Egyik időzítés sem általánosan helyes; attól függ, hány jelölt van a folyamatban, és mennyibe kerül egy interjúidőpont lefoglalása.
Egy kiváló tesztpontszám gyenge vagy ellentmondásos referenciákkal párosulva elsőként kérdéseket kell felvetnie. A teszt egy feladatot izoláltan mér; a referencia arról árulkodik, hogy valaki hogyan viselkedett valójában hosszú távon egy valódi munkakörben. Ha bármely egyetlen adatot döntőnek tekintünk – legyen az egy remek interjú vagy lenyűgöző teszt eredmény –, az olyan felvételekhez vezethet, amelyek papíron jól mutatnak, de a tényleges munkakörülmények között nehézségekbe ütköznek.
A tesztelés valódi előnyökkel jár a felvételi folyamatban:
Ugyanakkor vannak olyan valós korlátai is, amelyeket érdemes közvetlenül megemlíteni:
Egyetlen forrás ritkán ad teljes képet a felvételről. Az, aki jól teljesít egy felvételi teszten, de nincs igazolható munkatapasztalata, ugyanabba a kockázati kategóriába tartozik, mint az, aki remekül teljesít az interjún, de nem tudja elvégezni a pozícióhoz tartozó tényleges feladatot – mindkét eset egyetlen bizonyítékon alapul, holott több is rendelkezésre állt volna.
Ha a teszt eredményeit interjúk, valós tapasztalatok és a munkába lépés előtti háttérellenőrzés eredményeivel párosítjuk, a kép észrevehetően teljesebb lesz, mint amit bármelyik módszer önmagában nyújt. Tekintsük az egész folyamatot a jelöltről szóló, egymással összefüggő történetként, ne pedig egy leellenőrzendő ellenőrzőlistaként, és a felvett munkavállalók általában beváltják a hozzájuk fűzött reményeket, miután ténylegesen megkezdik a munkát. A tesztelésnek és a háttérellenőrzésnek egyaránt be kell tartania az alkalmazás helyszínére vonatkozó jogi előírásokat.
Néhány naptól több hétig terjedő időtartam, attól függően, hogy hány szakaszból áll a folyamat, és milyen gyorsan érkeznek vissza a referenciák. Egy interjú és egy teszt akár egy héten belül is lezárulhat; egy alapos háttérvizsgálatot igénylő pozíció esetében ez az időtartam gyakran jóval hosszabb.
A bukás általában azt jelenti, hogy a jelölt nem éri el az adott pozícióra meghatározott küszöbértéket, nem pedig azt, hogy egy általános „megfelelt” vagy „bukott” határértéket nem sikerült átlépnie – egy pozícióra vonatkozóan elmaradt eredmény egy másik pozícióra nézve még teljesen megfelelő lehet.
Nem, és az, hogy minden pozíciót egymással felcserélhetőnek tekintenek, az egyik leggyakoribb hiba, amit a munkáltatók a tesztelés során elkövetnek. Egy értékesítési állásra szánt szűrőteszt teljesen más dolgokat mér, mint egy könyvelői pozícióra készült teszt, és ha bármelyik tesztet a rendeltetési körén kívül alkalmazzák, olyan adatokat kapnak, amelyek valójában nem jósolják meg a teljesítményt.
A legtöbb készség- és ismeretfelmérés 15–30 perc alatt elvégezhető anélkül, hogy túl sok időt vennének el a jelöltől, még mielőtt egyáltalán szóba kerülne az ajánlat. A vezető pozíciók esetében érdemes inkább egy órára számítani, mivel egy rossz felvétel olyan nagy költségekkel jár, hogy indokolt nagyobb előzetes elkötelezettséget kérni.
Gyakran igen, különösen akkor, ha az ellenőrzés során olyan tény derül ki, amely egyértelműen ellentmond a jelölt korábbi állításainak. A részletes szabályok – az értesítési követelmények, a jelölt válaszadási joga, valamint az, hogy mely indokok minősülnek elfogadhatónak – helyenként annyira eltérőek, hogy érdemes közvetlenül a helyi munkajogot ellenőrizni, ahelyett, hogy általános szabályra spekulálnánk.